Arsip Inaktif UT Ternate Dimusnahkan, Disaksikan Tim Arsiparis UT Pusat

TERNATE, Mahabari.com – Universitas Terbuka (UT) Ternate melaksanakan pemusnahan arsip inaktif yang telah memenuhi ketentuan retensi, Selasa (29/9/2026). Kegiatan tersebut dibuka langsung oleh Direktur UT Ternate, Dr. Muhlis Hafel, M.Si.

Dalam kegiatan tersebut, Muhlis Hafel didampingi Muhammad Fadly, Manajer Keuangan, Sumber Daya, dan Umum; Azizah Mujahidah Annisa, Manajer Perluasan Daya Jangkau, Registrasi, dan Ujian; serta Fachria Yamin Marasabessy, Manajer Pembelajaran, Kemahasiswaan, dan Alumni.

Penyerahan arsip inaktif secara simbolis dilakukan kepada Yuniarti, perwakilan UT Pusat, yang didampingi Trie serta Ephy berlangsung di ruang rapat teleconference UT Ternate. Arsip tersebut selanjutnya akan diproses untuk dilakukan pemusnahan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Perwakilan Tim Pemusnahan Arsip. Ephy, menerangkan bahwa kegiatan tersebut merupakan bagian dari pengelolaan arsip sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.

“Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip inaktif yang telah memenuhi masa retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna sesuai ketentuan yang berlaku,” terang Ephy saat ditemui awak media.

Pemusnahan arsip inaktif dengan retensi di bawah 10 tahun tersebut mencakup arsip periode 2005 hingga 2020. Pelaksanaan dimulai pada 29 September 2026 pukul 08.30 WIT.

Adapun arsip yang dimusnahkan terdiri atas 90 dus, 183 eksemplar, 56 bundel, dan 8 folder. Seluruh arsip tersebut tercantum dalam Daftar Arsip yang Dimusnahkan dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara pemusnahan.

Ephy menjelaskan, pemusnahan dilakukan secara menyeluruh sehingga baik fisik maupun informasi yang terdapat dalam arsip tidak dapat dibaca atau dikenali kembali. Metode pemusnahan yang digunakan adalah pembakaran, yang dilaksanakan di lingkungan Kantor UT Ternate, Jalan Raya Mangga Dua, Kelurahan Mangga Dua Utara, Kecamatan Ternate Selatan, Kota Ternate, Maluku Utara.

Pelaksanaan pemusnahan turut disaksikan secara langsung oleh perwakilan Panitia Penilai Arsip, yang terdiri dari para pimpinan unit pengolah di lingkungan UT Ternate, perwakilan bagian hukum Sekretariat Universitas, Kantor Pengawasan Internal (KPI), arsiparis, serta pengelola arsip.

Selain itu, seluruh proses pemusnahan fisik arsip juga didokumentasikan sebagai bagian dari administrasi dan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan. Dokumentasi tersebut menjadi lampiran yang tidak terpisahkan dari berita acara pemusnahan arsip.

Proses pemusnahan arsip dijadwalkan berlangsung hingga 30 September 2026 dan berakhir pada pukul 16.30 WIT.

Kegiatan ini menjadi bagian dari penataan dan pengelolaan arsip di lingkungan UT Ternate agar arsip yang telah habis masa retensinya dapat ditindaklanjuti sesuai prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.